Entre a praticidade e o risco: o uso de aplicativos em dispositivos pessoais para o controle de jornada (2025)

O desafio do controle de ponto no dia a dia

Adquirir um sistema de controle de ponto dificilmente está entre as decisões mais empolgantes para um empresário. Raramente é feita por gosto, é uma necessidade, uma daquelas obrigações que fazem parte da rotina de quem busca manter a empresa organizada, dentro da lei e com relações de trabalho equilibradas.

Para empresas com mais de 20 funcionários, esse controle é obrigatório, conforme o artigo 74 da CLT. Mas o que se percebe, cada vez mais, é que até negócios menores, com equipes mais enxutas, têm procurado formas de registrar a jornada de trabalho de maneira mais estruturada.

Na busca por simplificar processos e reduzir custos, muitos gestores acabam optando por soluções rápidas, como o uso de aplicativos instalados diretamente nos celulares pessoais dos colaboradores. A ideia, à primeira vista, parece moderna e eficiente — mas será que é mesmo a melhor escolha?

Desde que a Portaria 671/21 entrou em vigor, modernizando as regras sobre o registro eletrônico de ponto, várias plataformas surgiram oferecendo novas soluções. Algumas são promissoras, outras ainda imaturas. O desafio está justamente em saber avaliá-las corretamente,  e nem sempre as empresas estão preparadas para avaliar o que realmente funciona — ou o que pode trazer dor de cabeça lá na frente.

Neste artigo, vamos olhar com mais cuidado para essa prática que vem ganhando espaço em empresas de diferentes tamanhos e setores: o uso do celular do próprio funcionário como ferramenta para registrar a jornada de trabalho. A pergunta que muitos se fazem é simples: é seguro? A resposta, no entanto, exige bem mais do que um "sim" ou "não" — ela passa por uma análise legal, técnica e operacional que vale a pena entender com mais profundidade.

A escolha tecnológica

Do ponto de vista da praticidade, não é difícil entender o crescimento do uso de aplicativos de controle de ponto no celular do funcionário. A ideia parece eficiente: o colaborador instala o app no próprio dispositivo e pronto — a empresa tem uma forma de registrar a jornada de trabalho sem precisar investir em equipamentos ou infraestrutura.

Mas esse é o perigo: reduzir o controle de jornada a uma questão meramente tecnológica é um erro comum — e potencialmente caro. No Brasil, o registro de ponto eletrônico não é apenas uma ferramenta de gestão. Ele está diretamente vinculado à legislação trabalhista, que é complexa, cheia de nuances e sujeita a interpretações variadas, até mesmo entre especialistas da área. 

Tratar esse processo como algo trivial pode expor a empresa a riscos operacionais e jurídicos consideráveis.

Para se alcançar a conformidade legal das jornadas de trabalho, é necessário uma abordagem multidisciplinar que considere aspectos jurídicos e fiscalizatórios, relações sindicais, normas da Portaria 671 e do o Decreto 10.854, estrutura tecnológica, processos operacionais internos e, acima de tudo, a gestão de pessoas. A tecnologia, sozinha, não é capaz de responder por tudo isso.

A melhor ferramenta nem sempre será a mais cara ou tecnologicamente sofisticada, mas sim aquela que se ajusta à realidade da empresa, assegura a conformidade legal, e garante o equilíbrio nas relações de trabalho internas.

O que está em jogo?

Embora o uso de aplicativos de controle de ponto em celulares pessoais pareça, à primeira vista, uma solução moderna e econômica, essa prática pode expor empresas a riscos legais e operacionais significativos. O que aparenta ser uma alternativa prática pode, na verdade, criar um cenário instável, repleto de armadilhas jurídicas e falhas técnicas.

O controle da jornada de trabalho é, por definição legal, responsabilidade do empregador. Ao exigir que o colaborador use seu dispositivo móvel pessoal e sua própria conexão de internet para cumprir essa obrigação, a empresa corre o risco de inverter indevidamente esse dever. 

A jurisprudência atual tem reconhecido o direito à indenização pelo uso de bens pessoais para fins de trabalho — o que transforma uma suposta economia em possível passivo trabalhista.

Um outro fator de insegurança, está na interpretação das normas e o limite das tecnologias. Recursos como o bloqueio por geolocalização, amplamente utilizados por alguns aplicativos, geram preocupações adicionais. Apesar de parecerem eficientes, esses mecanismos podem ser facilmente burlados e, em alguns casos, violam direitos fundamentais do trabalhador.

Princípios que sustentam a confiabilidade

Tanto o Decreto 10.854 quanto a Portaria 671/2021 estabelecem que o sistema de ponto eletrônico precisa cumprir princípios essenciais. Ainda que a legislação não defina como os sistemas devem ser desenvolvidos, ela exige garantias como temporalidade, integridade, autenticidade, irrefutabilidade, pessoalidade e auditabilidade. Sem esses requisitos, os registros podem ser desconsiderados judicialmente e a empresa, penalizada.

Mais do que apenas um aplicativo ou software, o sistema de controle de jornada precisa ser entendido como parte de um processo estratégico interno, que contribui para a governança trabalhista. Ele não apenas organiza entradas e saídas, mas reforça a transparência nas relações de trabalho e protege juridicamente a empresa.

A tecnologia de ponto eletrônico deve estar a serviço do negócio — e não o contrário. Porém, muitas soluções no mercado são desenvolvidas sem considerar o contexto histórico das normas trabalhistas ou a complexidade da legislação sobre jornada de trabalho. Quando um sistema é criado sem esse entendimento, ele tende a causar mais problemas do que soluções.

É importante reconhecer que, sem uma estrutura clara de governança e o envolvimento consciente dos gestores, nenhum sistema funcionará plenamente. O controle de jornada envolve diferentes níveis de entendimento e responsabilidade entre empregadores, gestores e colaboradores, e precisa ser gerido com responsabilidade, boa comunicação e regras bem definidas.

Além disso, é imprescindível lembrar que as informações geradas pelos sistemas eletrônicos de ponto têm valor jurídico e fiscal. Esses dados devem permanecer sob guarda da empresa por pelo menos cinco anos, conforme determina a legislação. Ignorar essa exigência pode comprometer severamente a capacidade de defesa da organização em fiscalizações e ações trabalhistas futuras.

Conclusão: como escolher um sistema de controle de ponto alinhado à realidade da sua empresa?

O objetivo aqui não é desaconselhar o uso de aplicativos de controle de ponto, mas sim alertar para os riscos do uso indiscriminado dessas ferramentas, especialmente em empresas que demandam melhor nível de controle e rastreabilidade dos registros da jornada de trabalho.

Aplicativos móveis podem, sim, ser úteis — desde que utilizados com critério, respeitando a natureza da operação, o perfil da equipe e o grau de maturidade da gestão. A escolha deve ser sempre estratégica, baseada em dados concretos e na realidade da empresa — não em promessas sedutoras de soluções milagrosas.

Cabe ao gestor manter o protagonismo na escolha do sistema de registro eletrônico de ponto, mantendo o foco naquilo que realmente importa: a integridade do processo, a conformidade com a legislação trabalhista e a capacidade do sistema de oferecer um controle de ponto confiável e juridicamente seguro.

Outro quesito essencial — e muitas vezes negligenciado — é o valor probatório dos registros de jornada. As informações geradas por sistemas eletrônicos de ponto não são apenas operacionais: são documentos legais, que devem ser armazenados por, no mínimo, cinco anos, conforme determina a legislação fiscal e trabalhista. Ignorar essa obrigação pode comprometer seriamente a defesa jurídica da empresa em fiscalizações ou ações trabalhistas futuras.

Adotar um sistema de ponto eletrônico que respeite os princípios de temporalidade, integridade, autenticidade, irrefutabilidade, pessoalidade e auditabilidade significa, na prática, proteger a empresa, a equipe de trabalho e o futuro do negócio. Ao fazer essa escolha com consciência, a organização estará fortalecendo seu compliance trabalhista, promovendo relações mais transparentes e garantindo segurança jurídica para os próximos anos.