Gestão contratual administrativa: modelo aplicado

A Gestão de Contratos Administrativos está genericamente disciplinada no art. 67 da Lei de Licitações e Contratos Administrativos, a Lei nº. 8.666/1993. Tratando-se de procedimento instituído com escopo de garantir, por intermédio da atuação do fiscal de contratos, a eficiência da contratação pública, o que produz benefícios e economia à Administração Pública.

Percebe-se, nessas linhas iniciais, que a figura do fiscal de contratos é o cerne da Gestão de Contratos Administrativo, pois, é ele que levará a efeito o que preconiza o art. 67, ao desenvolver as atividades de acompanhamento da execução do contrato administrativo.

Assim, a Gestão de Contratos Administrativos é exercida pelo fiscal do contrato, que é um funcionário da Administração designado pelo ordenador de despesa, com a atribuição de acompanhar e fiscalizar a execução do contrato. Sendo sua designação prevista no instrumento contratual, ou formalizada em termo próprio, ou ainda em uma rotina interna, definindo suas atribuições e competências.

Nesse contexto, a Subdireção Geral [1] do Tribunal de Justiça de Alagoas, responsável pela otimização das rotinas de gestão dos termos de ajustes celebrados pelo Poder Judiciário e, conseqüentemente, pela escolha (ainda na fase de planejamento), designação e suporte complementar das atividades dos fiscais, adotou a designação formalizada por termo próprio, tendo em vista o entendimento de que tal instrumento melhor define as atribuições e competências formais dos fiscais, ao levar em conta as especificidades das contratações (natureza do contrato) realizadas pelo Poder Judiciário Alagoano.

O detalhamento das atribuições e competência dos fiscais, no entendimento de Granziera (2002), vincula-se ao objeto contratado, sobretudo à luz do processo administrativo, instrumento formal da gestão do contrato e garantia dos direitos e obrigações de ambas as partes.

Conveniente destacar que, a Subdireção passou a ter competência delegada para escolha e designação de fiscais [2], com o advento do Ato nº. 11, de 04 de junho de 2007, complementar às disposições do Ato nº. 15, de 27 de setembro de 2006, que versa sobre as normas de contratações no âmbito do Poder Judiciário de Alagoas. Ressaltando, por oportuno, que as edições desses Atos Normativos tornaram o ciclo das contratações harmonioso entre as unidades da administração e que, consolidou a Subdireção como referência para os fiscais, quando estes necessitam de orientações sobre determinada ocorrência na execução do contrato.

Portanto, o modelo de Gestão de Contratos Administrativos que se infere das disposições dos Atos Normativos, é um modelo que se funda em interpor uma unidade administrativa específica (Subdireção Geral) entre o ordenador de despesa e os fiscais, dando-lhe a incumbência de realizar a integração entre os vários setores e também as pessoas envolvidas nos processos de contratação, a coordenação das atividades dos fiscais e apoio quando houver dúvidas acerca de determinada ocorrência na execução do contrato.

No paradigma supracitado, quando acionada a Subdireção para dirimir dúvida dos fiscais, esta irá interagir com as demais unidades com o intuito de promover as correições necessárias (providências para resguardar o interesse público, interesse meta-individual).

Com a rotina do modelo em análise, foram designados 42 fiscais para os 120 contratos administrativos firmados em 2008 [3]. Quantitativo este que representou um aumento de 37% quando comparado ao número de designações das contratações do ano anterior.

O atual método de gestão contratual demonstra o relevante papel dos fiscais para a gestão administrativa, proporcionando o crescimento do número das contratações sem a ocorrência de falhas e perdas na qualidade e produtividade das unidades administrativa do Tribunal de Justiça.

Estabeleceu a parceria entre os fiscais e Subdireção, os passos de uma gestão integrada e eficiente do processo de contratação no âmbito do Poder Judiciário de Alagoas: fiscalizando, acompanhando e exigindo qualidade nas execuções dos serviços e aquisições, ou seja, garantindo a realização dos resultados esperados das contratações.

É perceptível que o modelo adotado durante o biênio 2007/2008, apresentou melhorias nas execuções dos serviços contratos e nas aquisições do Tribunal de Justiça de Alagoas, e tal procedimento/método vem se consolidando cotidianamente, com as trocas de informações, experiências e com a capacitação dos fiscais, através de investimentos em cursos e assessoria sobre gestão de contratos.

Ressalte-se que a implementação dessa nova cultura organizacional no Poder Judiciário Alagoano, originou-se das metas traçadas no Programa de Racionalização Administrativa (PROAD), constante no Programa de Gestão Estratégico-Institucional do Poder Judiciário [4], que visa aprimorar e desenvolver um sistema de atuação administrativa proativa, planejada e estruturada em setores específicos com o fim de evitar desperdício e servir de base para a área fim.

Este modelo empregado pela Subdireção obsta equívocos de gestão contratual, que, por vezes, gera grande morosidade no procedimento administrativo, afetando sua qualidade, expondo ao risco do não-cumprimento das normas regulatórias e, principalmente, aumentando as perdas financeiras que ocorrem pela falta de controle na fase de execução dos contratos.

Deste modo, destaca-se da análise do modelo em apreço, a sistematização de um paradigma de gestão contratual solidária, fundada nas diretrizes gerais do art. 67 da Lei nº. 8.666/93, cujas vantagens da estruturação do processo decorrem da integração existente entre às unidades e os fiscais; com a concentração da coordenação das atividades de fiscalização a uma unidade administrativa, o que proporciona segurança, qualidade e celeridade no tratamento das resoluções das questões referentes às execuções dos termos.

Por fim, espera-se, todavia, que esta base, inicialmente implantada, seja o ponto de partida para que outras Administrações possam aprimorar ou elaborar novos modelos de Gestão de Contratos Administrativos.

Notas

[1] Unidade Administrativa responsável, no âmbito do Poder Judiciário de Alagoas, pela articulação de todas as atividades pertinentes à gestão de contratos e convênios (gerenciamento dos procedimentos administrativos inerentes às celebrações dos contratos e convênios, fiscalização da documentação anexada nos processos, identificação das unidades técnicas responsáveis pela confecção dos Termos de Referência/Projeto Básico, designação de fiscais e auxílio complementar das tarefas dos fiscais designados).

[2] Conforme o inciso IV do art. 1º do Ato Normativo nº. 11/2007, disponível em http://www.tj.al.gov.br/atos/Ato%20n%BA%2011-2007.pdf.

[3] Dados não contemplam as 22 atas de registro de preços vigentes, que também possuem fiscais designados.

[4] Plano de Gestão Estratégico-Institucional do Poder Judiciário (PGEST) - Conjunto de medidas orgânico-estruturais de modernização do Poder Judiciário Alagoano, representa os resultados a serem buscados em função das metas e diretivas propostas pela Administração do Poder Judiciário para o biênio 2007/08

Referência Bibliográfica

GRANZIERA, Maria Luiza Machado. Contratos administrativos: gestão, teoria e prática. São Paulo: Atlas, 2002.